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リモート環境での経費精算のコツ
「限りなくゼロへ」を実現するStaple(ステイプル)

リモートワークがニューノーマルになるなか、新年度が始まり間もなく2ヶ月が経とうとしています。
皆様の企業や組織においては、新しく仲間として迎え入れた従業員の方々への研修も完了して、経費精算を行うシーンが増えてくる頃かもしれません。
経理ご担当者が、新しい従業員の方々に経費精算にまつわる教育をするにあたり、最大の変化の1つは、リモートワーク環境下における経費精算業務の流れを考慮することではないかと思います。

ここでは、提携企業のクラウドキャスト株式会社様より、リモートワーク環境下における新しい経費精算のコツについて、従来型の経費精算作業と比較しながら紹介していただきます。

従来の経費精算

経費精算は、基本的に手作業で行われることが殆どです。知識が伴っていれば誰でもできる反面、作業に時間がかかったりミスが発生することもあります。紙やエクセル(表計算ツール)を用いた従来の経費精算は「誰でもできる」点と、既存のアイテム・ツールを使って作業できるので、知識さえ身につければ誰でも対応できます。
一方で、紙やエクセルを用いた手法には、たとえば「業務が滞る」という懸念点があります。経費を立替えた社員が領収書や請求書の情報をもとに経費精算書を作成、その書類を受取った上長や経理担当者が内容の確認・仕訳を行う、詳細なデータを専用のファイルやエクセルで管理する、こうした作業に膨大な時間がかかり、結果的に経費精算以外の大切な業務まで手が回らなくなってしまうマイナス面が露呈します。 さらに、リモートワーク環境下にも関わらず、ハンコを押すために出社したり、煩雑な領収書の糊付け作業が発生したりと、非効率な業務が増えることも挙げられます。

これからの経費精算

これからの経費精算の肝は「専用システム」です。従来の経費精算のマイナス面をカバーする機能が備わっていますので、導入することでリモートワーク環境下でも手間なく正確に作業を行えます。
専用システムを用いた経費精算では「効率よく作業を進められる」という点がなによりです。専用システムによって機能は異なりますが、たとえば、クラウドキャスト株式会社が開発・提供している「Staple(ステイプル)」なら、スマホでレシートを撮影するだけで日時や金額などの情報を読み取ることができ、手入力せずにそのまま経費精算を申請できます。

リアルタイムな経費精算を
Stapleにお任せください。AI OCR機能により撮影された
領収書やレシートの情報が自動的にデータ化されるため、
従業員の経費精算の負荷も軽減されます。

また、直観的で簡単な操作やリアルタイムで経費の利用状況を確認できたりと、使い勝手に優れた仕様・デザインになっているのもポイントです。こうした専用システムの機能性・デザイン性の高さは、経費精算の作業時間とミスの削減につながり、結果として作業の効率化を実現します。(日々、利用される専用システムですので、大切なポイントだと、私たちは考えております。)
このほか、「コストを削減できる」というプラス面もあります。効率化することで作業量が減りますので、その労力を他業務に充当することが出来ます。

経費の仮払いと立替えは過去のもの

従来の経費精算には、本来会社が支払うべきものを従業員が先に払い、後から会社から戻してもらう「立替え」と、会社が事前に必要な金額を従業員に支払い、過不足を後で精算する「仮払い」の2種類が存在しています。少ない金額なら立替えでも問題なかったのは、ニューノーマル以前の事でした。これからは「立替え」や「仮払い」の手続きや申請のためだけに出社する非効率は「限りなくゼロ」を目指して、経費精算業務にかかる見えるコストと見えないコストの削減を是非検討してみて頂きたいと思います。

クラウドキャスト株式会社では、クラウド経費精算サービスStaple (ステイプル)で、リモートワーク環境下のこれからの経費精算をご検討の皆さまに、「経費立替」「領収書」「ペーパーワーク」「エクセル入力作業」「煩雑な事務」「残業」を【限りなくゼロに】するお手伝いをします。

手作業によるレポート作成はもう必要ありません
Stapleで経費を申請、保存することで管理が簡単になります。
従業員一人一人や、チームの経費の管理がしやすくなります。

少人数からのスタートにオススメ!『Staple楽天銀行プラン』のご案内

最後に、法人向けデビットカード「楽天銀行ビジネスデビットカード(JCB)」のデータを連携した『Staple楽天銀行プラン』を簡単にご紹介させていただきます。
利用代金が口座から即時で引き落とされる「楽天銀行ビジネスデビットカード(JCB)」と、クラウド上でいつでも簡単に経費精算ができる「Staple」を連携して利用することで、以下を実現いたします。
■バックオフィス業務における直接的なコストの大幅な削減
・振込手数料 など
■経費利用から振込に関連する作業等の間接的なコストの軽減
・使用金額・用途による利用状況の把握
・電子データの利用履歴で予実管理がしやすくなり経費管理が簡易化

また『Staple楽天銀行プラン』は、将来的な利用者増員やさまざまな要件に柔軟に対応出来ます。法人ビジネス口座をお持ちのお客様は、1口座に付き5名まで、「Staple」の経費精算サービスを無料でご利用いただけますので、少人数からのスタート頂き徐々に部門展開や全社展開などをお得にご安心して導入頂けますので是非ともご検討ください。
・1口座につき5名までStapleを無料でご利用
・振込手数料を 最大498円/回 削減
・Staple経由で経費申請・承認、経費の払い戻しができ、作業を 1.5時間/人 削減

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文責:クラウドキャスト株式会社

※当ページに掲載されている情報は、開示日及び発表日当時の情報です。現在行われているサービスや最新情報とは異なる場合がございますので、予めご了承ください。

クラウドキャスト株式会社について

クラウドキャスト株式会社は法人キャッシュレスを推進するキャッシュレス・ソリューション・プロバイダーです。法人プリペイド等のカード決済とペイメント管理、経費精算を一体化したクラウドサービス「Staple (ステイプル)」を展開し企業と従業員のお金のやり取りをよりスマートにします。また、将来的には企業間送金、家族間送金などのキャッシュレス化も事業視野に入れています。私たちのミッションは 「Power to the Crowds」、”キャッシュレス”を通じて新しい発想で世界を変革する 「個」 を応援します。

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